Тоже были такими же новичками. Рекомендую взять тарелки со столовыми приборами (будет плов), стулья со столом (на земле совсем неудобно) и еду (надо же что-то поначалу делать?). Это минимальный такой набор. А дальше можно список расширить как угодно: дрова, мангал, тент, мясо.Что брать с собой?
Формат встречи, наверное, будет такой: помимо индивидуальных столов будет общий стол. На него выкладывается что-то из своих запасов, а затем вы начинаете с этого стола все поедать - это сближает и предрасполагает к новым знакомствам. Если становится совсем скучно - подходите к Юре и что-нибудь у него спрашивайте. Например, как он делает такой чудный плов - и полчаса общения вам обеспечены :)